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Gérer la performance de vos projets par la méthode de la valeur acquise

Posted on 06/10/2014 by SuperUser Account in Valeur acquise earned value indicateurs de performance

Traditionnellement la gestion de la performance se limitait à établir un ratio entre le budget planifié et le coût actuel du projet. Aujourd’hui, la question vise plutôt à évaluer ce qu’un projet nous a livré en termes de valeur à différents moments de la réalisation. Voilà ce à quoi veut répondre cet article et surtout, proposer une approche simple pour y arriver.

Gérer la performance de vos projets par la méthode de la valeur acquise

 Par Radenko Corovic, B.Sc.A, MBA, RSM Technologies (Article publié dans le Bulletin du PMI-LQ)

Les méthodes « traditionnelles » de gestion de performance, basées sur la relation entre le budget planifié et le coût actuel du projet, ne permettent pas de mesurer l’avancement réel du projet. Ces méthodes indiquent si l’on a dépensé plus ou moins que ce qu’on avait planifié dépenser à date, mais elles ne nous disent pas si cela est bien ou non. Par exemple, si vous avez planifié dépenser 200 000 $ à date et que vous avez réellement dépensé 300 000 $, cela n’est pas nécessairement mauvais si la valeur de travaux livrés égale ou dépasse 300 000 $.

La seule méthode d’analyse de performance de projets qui intègre dans ses calculs la valeur de travaux livrés est la méthode de la valeur acquise ou MVA. La MVA repose sur trois mesures fondamentales de gestion de projet:

  • la valeur planifiée (qu’ai-je planifié livrer?);
  • la valeur acquise (qu’ai-je vraiment livré?);
  • le coût actuel (combien ai-je dépensé pour livrer ce résultat?).

La méthode de la valeur acquise (MVA) permet l’identification des problèmes en temps opportun et une reddition de comptes objective. Même si ses concepts sont simples, son utilisation telle que définie dans les différents standards demande un effort d’application et une expertise considérables. Cela a longtemps été un facteur contraignant dans son adoption plus large pour le contrôle de performance des projets.

Cet article présente les fondements de la méthode de valeur acquise et démontre comment son adaptation « légère » peut contribuer à améliorer la performance des projets. La MVA « légère » s’applique à des projets de toutes tailles. Elle est basée sur les critères fondamentaux de la valeur acquise et satisfait la plupart des besoins en suivi et contrôle de projets.

Fondement de la méthode de la valeur acquise (MVA)

La MVA (en anglais, « Earned Value Management » ou EVM) est une méthode de gestion de projet qui utilise les mesures objectives pour déterminer la performance du projet. C’est une méthode de gestion de projets qui intervient particulièrement dans les processus de planification et de contrôle de projets. Le but de cette méthode est de fournir:

  • Un état exact et quantifié de la performance du projet;
  • Des indices sur l’état d’avancement du projet;
  • Une projection des coûts et de la date de fin du projet;
  • L’identification proactive des problèmes et des tendances.

La valeur acquise repose sur trois éléments de base:

Valeur planifiée (VP) 

La VP est la version de référence (communément appelée la baseline) du budget de projet planifié dans le temps. Elle répond à la question: Quelle est la valeur des travaux planifiés à la date de mesure?

Coût actuel (CA)

Le CA est le coût de projet réellement encouru à la date de mesure. Le CA comme la VP peuvent être exprimés en $ ou en efforts (l’unité de mesure retenue doit être commune aux deux éléments).

Valeur acquise (VA)

La VA (c’est aussi le nom de la méthode) est la valeur du travail réellement accompli à la date de mesure (coût budgété du travail effectué). La VA est la mesure centrale de la méthode de la valeur acquise. Elle peut être exprimée en % ou en efforts. La VA mise en rapport avec la VP peut expliquer la performance des délais tandis que la VA en relation avec le CA explique la performance des coûts.

En intégrant ces trois mesures, comme on peut le voir sur le graphique ci-dessous, la méthode de la valeur acquise permet de mesurer la performance de projet de façon quantitative et objective

 VA-image 1

La méthode de la valeur acquise est standardisée par le Project Management Institute-PMI (The Practice Standard for Earned Value Management) et elle est aujourd’hui une exigence obligatoire des gouvernements de plusieurs pays, dont le gouvernement américain.

Analyser la performance avec la MVA

La MVA vise à répondre à deux questions essentielles:

  1. Comment le projet performe-t-il suivant la planification de référence (baseline)?
  2. Que peut-on faire pour garder le projet à l’intérieur des coûts et délais planifiés?

L’analyse de performance de projet débute avec la MVA, qui est un bon outil pour indiquer où se situe globalement un projet par rapport aux paramètres prévus, et se poursuit à partir des indicateurs qu’elle fournit (s’ils sont correctement calculés) afin de nous en donner une image assez précise.

Si les indicateurs de la valeur acquise indiquent qu’un projet est en difficulté, la première phase de « guérison » est de bien comprendre l’origine de sa mauvaise performance. À cet égard, le comportement passé du projet peut expliquer sa situation actuelle et la MVA est très utile dans ce processus. Les indicateurs de performance passée (communément appelés indicateurs « lag ») expliquent ce qui s’est produit dans le projet et nous aident à identifier les facteurs responsables. Cela permet d’agir sur les causes et non sur les symptômes de la mauvaise performance.

Anticiper la performance future

Après l’analyse de la performance passée du projet, il faut répondre à une autre question: Comment s’assurer de garder la performance future du projet à l’intérieur des paramètres planifiés? L’objectif principal de gestion de performance du projet est d’anticiper la manière dont le projet va se comporter à l’avenir, d’anticiper quels facteurs, et surtout dans quelle mesure, ceux-ci sont susceptibles d’influencer le projet afin de planifier les actions préventives en conséquence.

Même s’il est très important de bien comprendre la performance passée du projet, les bénéfices cruciaux de la MVA et d’autres techniques de mesure de performance devraient provenir de leur capacité à anticiper le comportement du projet dans l’avenir. Dans ce cas, les indicateurs de prévision (« lead ») peuvent nous aider à prévoir vers où le projet s’en va et nous permettre d’agir de façon proactive.

Voici quelques indicateurs de la valeur acquise qui peuvent être considérés comme les indicateurs de prévision (« lead ») :

  • le coût estimé à l’achèvement (CEA);
  • le coût estimé pour compléter (CEC);
  • le temps estimé à l’achèvement (TEA)
  • l’indice de performance pour compléter (IPCo);

Dans une certaine mesure, l’indice de performance de coût (IPC) et l’indice de performance des délais (IPD), considérés dans une période plus large, peuvent donner des indices importants sur la performance future du projet. Par exemple, l’indicateur de performance de coût – IPC peut fournir un indice précoce quant à la performance de projet au niveau des coûts. La pratique a démontré qu’après seulement 20 % de la durée du projet, l’IPC atteint une certaine stabilité ce qui permet de faire une projection assez fiable de la performance finale des coûts (coûts à la complétion).

Valeur acquise « légère »

Historiquement, la MVA a été utilisée pour les grands projets gouvernementaux d’infrastructure, de la défense, d’aérospatiale, etc. Afin de s’assurer que ces projets sont réalisés avec efficacité et efficience, la communauté internationale a standardisé l’utilisation de la valeur acquise dans les projets gouvernementaux. Trente-cinq critères ont été regroupés à cette fin dans la norme « EIA/ANSI-748 standard ». Cette réglementation a normalisé l’utilisation de la valeur acquise, mais elle a aussi amené certaines contraintes au niveau du calcul des coûts et de complexité qui ont freiné son adoption.

Cela explique en partie pourquoi la MVA est injustement perçue comme une méthode coûteuse et complexe et, comme telle, pas applicable pour les projets en dessous d’une certaine taille. L’implantation de la MVA « classique », basée sur les 35 critères, pose des défis importants. Souvent elle s’apparente à l’approche « tout ou rien » qui demande un niveau de maturité élevé en gestion et en contrôle de projet (SFT - structure de fractionnement des travaux (WBS) avec les lots de travail, planification très détaillée, une grande rigueur, etc.) et a comme conséquence que plusieurs projets choisissent de ne pas l’appliquer. Pourtant, ne pas l’appliquer peut être très négatif pour le succès d’un projet.

En fait, l’utilisation de la valeur acquise peut ne pas être coûteuse et complexe. Les principes fondamentaux de la MVA ne dépendent pas de la taille ni de la complexité des projets et s’appliquent très bien aux projets de taille moindre (moyens et petits projets). Depuis quelques années, plusieurs experts plaident en faveur d’une approche légère dans l’application de la valeur acquise (les « gourous » de la valeur acquise, Quentin W. Fleming et Joël M. Koppelman, recommandent l’approche « lite »[1]). La plupart de ces plaidoyers sont néanmoins demeurés de niveau conceptuel.

Solution MVA « légère »

Devant ce constat, l’auteur de ces lignes propose une approche simplifiant l’utilisation de la MVA, appelée « valeur acquise légère ». Cette MVA « légère » est :

  • Basée sur l’avancement des livrables ou des activités de projet, tels que répertoriés dans la planification de chaque projet;
  • Considère le niveau de découpage de haut niveau (niveau phase ou sous-phase);
  • Relativement facile à implanter et ne demande pas un niveau de maturité élevé dans la gestion de projets;
  • Ne nécessite pas une SFT (WBS) très détaillée;
  • Alignée avec la plupart des critères du Standard ANSI 745B;
  • Ne requiert qu’une charge de travail minimale pour les chefs de projet;
  • Accompagnée par un outil Excel pour automatiser le calcul;
  • Comme on n’a pas besoin de mettre au point un plan détaillé avec des lots de travail définis, la MVA « légère » peut être effectuée facilement et sans coûts importants;
  • Les tableaux de bord sont basés sur les graphiques Excel et les indicateurs sont calculés automatiquement (voir l’exemple ci-dessous). 

VA-Image 2 v2.1

Comme on le voit, la valeur acquise (travaux réalisés en J-P) est calculée automatiquement en se basant sur l’avancement des biens livrables (le calcul d’avancement des biens livrables est détaillé dans un autre onglet de l’outil) et elle est présentée au niveau du projet. Les indicateurs de performance sont aussi calculés et présentés au niveau du projet et donnent un portrait assez complet de sa performance.

Conclusion

Comme nous l’avons vu, il est possible d’utiliser une méthode simple pour calculer la valeur acquise d’un projet. La meilleure façon de mettre en œuvre cette approche est de commencer par un petit projet pour se faire la main et étendre ensuite cette recette. Bon succès !  

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