dossier d'affaires; business case

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Mythe No 2: Afin de minimiser les risques d’échec du projet, notre Dossier d’affaires doit être très détaillé

Posted on 06/07/2014 by SuperUser Account in gestion de portefeuille business case dossier daffaires mythe

C’est le deuxième dans la série de cinq mythes relatifs à la gestion de portefeuille de projets publiés sur le blogue de RSM Technologie. Ce mythe résume une pensé assez répandue que, afin de minimiser les risques d’échec d’un projet, il faut documenter tous les aspects pertinents du futur projet et de construire un Dossier d’affaires (Business Case) qui va nous mettre à l’abri de tous les risques. Cela nous amène à un cycle infernal de vérifications et ré vérifications pour s’assurer qu’on n’a rien omis et que tout est sous contrôle.

Ce besoin de documenter excessivement le Dossier d’affaires a comme conséquence que:

  • Le Dossier d’affaires prend beaucoup de temps et coûte plus cher qu’il devrait habituellement coûter (vous avez probablement vu les dossiers d’affaires de quelques centaines de J-P);
  • Étant donné que plus de détails demande plus de temps, on risque de retarder le projet et de perdre le timing (opportunité perdue);
  • Le Dossier d’affaires qui dure excessivement long, amène le risque que les exigences et les hypothèses initiales du projet changent ce qui demande de revoir et réviser les solutions déjà documentées dans ce même Dossier d’affaires;
  • On dépense souvent beaucoup d’argent et d’énergie organisationnelle pour documenter les Dossiers d’affaires des projets qu’on peut décider de ne pas réaliser.

Il faut rappeler que le but du Dossier d’affaires n’est pas d’identifier et de documenter tous les éléments qui vous nous permettre de bien réaliser un projet. Le but du Dossier d’affaires est de nous donner assez d’informations nous permettant de prendre une décision éclairée d’autoriser ou non un projet. En tout cas, les projets d’aujourd’hui, surtout les projets informatiques, sont souvent tellement complexes qu’on ne peut jamais éliminer tous les risques. Et on ne peut surtout pas les éliminer ou les mettre sous contrôle avant que le projet commence.

Alors, au lieu d’embarquer dans le processus de réalisation d’un « bullet-proof » Dossier d’affaires, nous recommandons de:

  • Instaurer un processus de choix et priorisation de projets basé sur les multiples points de décision (stage-gate process). Il ne faut pas oublier que le projet, une fois autorisé, peut être modifié ou même arrêté au prochain point de décision.
  • Identifier les aspects du projet qui ont un impact majeur sur les coûts, sur les délais ou sur la valeur d’affaires attendue du projet et les explorer avec plus de détails. Parfois il n’est même pas possible d’avoir les détails significatifs sur ces aspects, alors pourquoi aller plus loin dans ce stade? La décision d’aller plus en détail pour certains aspects du projet doit être basée sur le rapport entre l’utilité de ces informations pour notre processus de décision et le coût et le temps nécessaires pour les collecter.

Pour certains projets très complexes, il faut certainement creuser plus sur certains aspects, mais pour la plupart de projets, un Dossier d’affaires bien fait devrait se mesurer en pages et non en dizaines de pages. En fin de compte, ce qui importe, c'est la qualité et non la quantité d'informations dans le Dossier d’affaires.

(Pour obtenir un exemple du gabarit du Dossier d’affaires, s.v.p. contacter RSM Techno)

Par Radenko Corovic, RSM Technologies

Le billet à venir: Mythe3 : Indicateurs de performance de portefeuille de projets ne sont qu’une version abrégée d’indicateurs de performance de projet

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